Préambule

Les présentes Conditions Générales de Participation (Ci-après les « CGP ») visent à définir les droits et obligations respectifs de l’association Le Bois Rouge (Ci-après le « Bois Rouge ») et du Participant à ses évènements (Ci-après le « Participant »).

Le Bois Rouge est une association loi 1901 à but non lucratif, tous ses membres en sont bénévoles.

En s'inscrivant à une manifestation du Bois Rouge, le Participant accepte expressément les présentes CGP qui prévaudront en cas de conflit.

ARTICLE 1 : Admissions

Seules les personnes valablement inscrites (coordonnées convenablement remplies, questionnaires remplis...) et en ordre de paiement de leur PAF sont admises sur le site de l'événement.

Suite à l'inscription, le joueur a quinze (15) jours pour la finaliser en envoyant sa participation aux frais (« PAF »). Au-delà de ce délai, l'inscription sera considérée comme une simple réservation et pourra être annulée sans formalité préalable.

Le Bois Rouge se réserve le droit de refuser toute inscription qui lui paraîtrait inadaptée à l’éthique et/ou à l’ambiance de l’événement.

Les Participants sont réputés comme étant en bonne condition physique et aptes à la pratique du jeu de rôles grandeur nature.

Les Participants reconnaissent qu'il existe un code visuel associé à chaque groupe et y adhèrent dès leur inscription, sans réserve. Ils s’engagent à s'y conformer durant le jeu, à la hauteur de leurs moyens.

ARTICLE 2 : Participation aux frais - Désistement

La participation aux frais (Ci-après la « PAF ») est le budget nécessaire à la réalisation de l’événement partagé entre tous ceux qui souhaitent y participer, elle inclut l'adhésion temporaire à l'association pour la durée de l'événement.

Suite à son paiement, le Participant dispose de quinze (15) jours pour annuler sa participation sans frais, au-delà de ce délai, des frais de dossiers d'un montant de quinze (15) euros seront déduits de tout remboursement.

En raison des investissements importants que nécessite un évènement de ce type, aucune PAF ne sera remboursée en cas de désistement passé trois (3) mois avant la date de début de l’événement. Le Participant a néanmoins la possibilité de trouver un(e) remplaçant(e) à la condition qu'il/elle reprenne exactement son rôle. Il leur appartient alors de trouver un arrangement concernant la PAF.

Les demandes de remboursement doivent être faites par écrit (courrier électronique) à l’attention du Bois Rouge : asso.leboisrouge@gmail.com.

Les remboursements demandés seront effectués dans un délai de trente à soixante jours après la date de la demande, quelle que soit la date d'inscription.

ARTICLE 3 : Règles de sécurité - Site

Tous les Participants présents à l’évènement certifient avoir pris connaissance des règles et s’engagent, de manière tacite, à les respecter.

Les Participants présents à l’évènement feront preuve d’ouverture d’esprit, de tolérance et de fair-play à l’égard des autres joueurs et des organisateurs.

Tous les Participants ont à charge de maintenir et de respecter la propreté et l'état du site, bâtiments, locaux et infrastructures mis à leur disposition.

Tout acte volontaire qui pourrait nuire au bon déroulement de l’évènement (violence déplacée, tricherie, vol, détérioration de matériel, dégradation du terrain, …) pourra entraîner l’exclusion (temporaire ou définitive) du Participant et d’éventuelles poursuites judiciaires.

Le Bois Rouge se réserve le droit de réclamer le montant total de la réparation de tout dommage occasionné, majoré de frais administratifs forfaitaires de quarante (40) euros (€), aux personnes responsables des dégâts, sans pour autant renoncer à leur droit de sanctionner.

En dehors des animaux résidant sur place, les animaux sont strictement interdits. Les feux de tout type sont soumis à autorisation des organisateurs sécurité du Bois Rouge.

Il est strictement interdit d'accéder ou de porter atteinte aux zones privatives entourant le site de l'événement.

Les véhicules ne sont pas autorisés sur le site pendant toute la durée de l'événement, à l’exception des véhicules de secours et du dépôt/chargement de matériel lors de l’installation et du rangement.

Le Bois Rouge décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradation des biens appartenant aux Participants, ainsi que de tout préjudice économique de quelque nature que ce soit.

ARTICLE 4 : Mineurs

Les mineurs ne sont acceptés qu’à partir de seize (16) ans, ils doivent être accompagnés d’un responsable légal lui-même Participant. Le responsable légal du Participant mineur s’engage à veiller à son bon comportement.

ARTICLE 5 : Homologation – « Check » armes et armures

Tout Participant devra soumettre son matériel de simulation (armes, armures, éléments de costume) au contrôle du Bois Rouge. Tout élément non homologué par un membre de l'équipe de contrôle du Bois Rouge est interdit d'emploi durant tout l'événement.

ARTICLE 6 : Exceptions

Les Organisateurs se réservent le droit d'autoriser des exceptions au présent règlement pour eux-mêmes ou certains Participants sans justification aucune.

ARTICLE 7 : Exclusion de responsabilité

Le Bois Rouge ne peut être tenu responsable d'éventuelles incapacités du Participant à accéder à l’évènement pour toute cause indépendante de sa volonté.

Le Bois Rouge ne saurait se substituer à la responsabilité individuelle du Participant. Tout dommage causé par un Participant sur le site, les infrastructures mises à disposition, ou encore envers un tiers est de la responsabilité personnelle du Participant.

ARTICLE 8 : Exclusions

En cas de litiges, le Bois Rouge se réserve le droit d’exclure le Participant, sans avoir à motiver sa décision auprès de l’intéressé.

ARTICLE 9 : Décisions – Sanctions – Réclamations

Le non-respect du présent règlement, ou des décisions prises par les Organisateurs du Bois Rouge, expose le Participant à une sanction s'échelonnant du simple avertissement à l'exclusion immédiate, sans préjudice pour le Bois Rouge de prendre des sanctions plus sévères après l'événement, ou de porter le problème devant les tribunaux.

Les décisions des Organisateurs du Bois Rouge sont souveraines. Tous les Participants s'engagent à les respecter.

Les présentes CGP sont régies par le droit français, quel que soit le lieu d’utilisation. Le Bois Rouge se réserve le droit de modifier les présentes CGP sans avis préalable.

ARTICLE 10 : Droit à l’image

Le Participant accepte que les photos réalisées au cours de l’évènement soient utilisées par le Bois Rouge dans le cadre de sa communication interne et externe pour illustrer sa présence sur internet, ses brochures, ou celles de ses partenaires, sauf avis contraire du Participant, de ses parents ou son responsable légal, par courriel dans un délai de cinq (5) jours après l’évènement.